Konferanselokaler i Oslo: slik velger dere riktig

Oslo har mer konferansekapasitet enn noen annen norsk by, og det gjør valget vanskeligere, ikke enklere. De fleste lokalene ser like ut i en bildegalleri. Forskjellen merkes først når hundre personer skal ut i pause samtidig.

Størrelse: regn baklengs fra pausen

Et lokale som tar hundre i teateroppsett, tar sjelden hundre i grupper. Spør derfor om kapasitet i alle oppsettene dere faktisk skal bruke:

• Teater – flest plasser, minst plass til å notere
• Klasserom – halvparten så mange, men folk kan jobbe
• Kabaret eller grupper – best for workshop, tar mye gulvplass
• Ståmottak – for mingling og enkel servering

Og viktigst: hvor skal de hundre personene stå i pausen? Et lokale uten et ordentlig pausearel blir en korridor med kaffekø. Be om å se foajeen, ikke bare salen.

Teknikken avgjør mer enn interiøret

Det er her dagene ryker. Still disse spørsmålene, og be om skriftlig svar:

• Hvilken oppløsning og hvilke kabler har projektoren eller skjermen? Trengs adapter?
• Finnes det fast lydanlegg, og hvor mange trådløse mikrofoner følger med?
• Er det mikrofon til salen, eller må spørsmål gjentas fra scenen?
• Hva er internetthastigheten, og tåler nettet at alle er pålogget?
• Er det tekniker til stede, eller skal vi gjøre det selv?
• Kan vi komme dagen før eller tidlig samme dag for å teste?

Svaret på det siste spørsmålet sier ofte mest om hvor profesjonelt stedet drives. Se også lyd, lys og bilde hvis lokalet ikke dekker behovet.

Mat og pauser

En konferansedag står og faller på rytmen. To ting betyr mest: at pausene er lange nok til at folk faktisk rekker både kaffe og toalett, og at lunsjen ikke gjør salen søvnig etterpå. Be om en lettere lunsj enn standardforslaget – det er et av de enkleste grepene for å redde ettermiddagsøkten.

Avklar også om servering skjer i salen eller et annet sted, og hvor lang tid riggingen tar. Hvis lunsjen serveres i samme rom som foredraget, går det ofte tjue minutter ekstra dere ikke har lagt inn i programmet.

Beliggenhet

I Oslo er beliggenhet nesten alltid et spørsmål om hvor deltakerne kommer fra. Kommer de med tog og fly, er nærhet til Oslo S eller flytoget verdt mer enn nesten alt annet. Er det interne samlinger, kan et sted litt utenfor sentrum gi bedre plass og lavere pris – men da bør dere sette opp felles transport.

Se hva som finnes under eventlokaler i Oslo, konferanse i Oslo og møte i Oslo.

Sjekkliste for befaring

• Se salen i det oppsettet dere skal bruke, ikke i standardoppsettet
• Stå bakerst og sjekk om dere ser skjermen og hører normal tale
• Se pausearealet og tell hvor mange kaffestasjoner det er
• Spør hvor toalettene er, og hvor mange
• Sjekk mobildekning og wifi der dere faktisk står
• Be om å møte den som er teknisk ansvarlig den dagen

Før dere signerer

• Endelig pris per deltaker, inkludert teknikk og servering
• Frist for endelig antall og hva endringer koster
• Hva som skjer ved avlysning
• Hvem som rigger, og når dere har tilgang
• Om lokalet er deres alene den dagen