Julebord i Stavanger: slik planlegger dere kvelden

I Stavanger-regionen er julebordsesongen preget av at mange bedrifter er store nok til å fylle et lokale alene. Det betyr at de stedene som tar hundre personer, blir booket først – og at mindre selskaper faktisk har ganske god tilgjengelighet helt inn mot desember.

Sentrum eller Forus?

Valget handler mest om hvor folk kommer fra og hvordan de skal komme seg hjem.

• Sentrum og Vågen. Kort vei mellom lokaler, lett å ta en videre etterpå, og godt dekket av kollektiv og taxi. Passer når gjengen bor spredt.
• Forus og Lura. Nær mange arbeidsplasser, god plass og enklere parkering. Passer når julebordet starter rett etter arbeidstid, men krever en plan for hjemreisen.
• Utenfor byen. Gårder, hoteller og steder ved sjøen gir en annen ramme, og fungerer godt hvis dere uansett skal overnatte.

Se hva som finnes under eventlokaler i Stavanger og julebord i Stavanger.

Tre valg som bestemmer kvelden

Sittende eller stående. Sittende middag gir ro og gode samtaler, men låser folk til bordet. Stående med fingermat gir bevegelse og mingling, men færre lange samtaler. De fleste bedrifter som er fornøyde, har landet på en kombinasjon: sittende til maten, åpent etterpå.

Buffet eller servering. Buffet skalerer bedre og gir folk kontroll på eget tempo. Tallerkenservering gir kvelden struktur og oppleves mer påkostet. Under tretti personer er servering ofte verdt merkostnaden.

Med eller uten program. Noe program holder gjengen samlet – en quiz, en trubadur, en kort tale. Mye program gjør kvelden til et arrangement folk sitter gjennom. Et par innslag er nok.

Meldefrister er det viktigste

Nesten alle problemer med et julebord kan spores tilbake til antall og frister. Gjør dette:

• Send påmelding med frist minst en uke før lokalets egen frist
• Krev at allergier og spesialkost meldes i samme skjema
• Bekreft endelig antall skriftlig, og be om bekreftelse tilbake
• Avklar hva som skjer med prisen hvis noen melder avbud sent

Lokaler er stort sett fleksible hvis de får beskjed. Det er den sene beskjeden som koster.

Drikke og budsjett

Sett rammen før invitasjonen går ut. «Bedriften dekker mat, velkomstdrikk og to enheter» er en setning alle forstår, og den fjerner hele diskusjonen om hvem som betaler hva. Skal dere ha en fast drikkepakke i stedet, be om å få den priset per person, ikke som en samlet sum – da er den lettere å sammenligne mellom lokaler.

Sjekkliste

• Dato og to alternativer klare før dere kontakter noen
• Omtrentlig antall, og om det kan endre seg
• Sittende, stående eller kombinasjon
• Ramme for hva bedriften dekker
• Transport hjem for dem som ikke bor i sentrum
• Én ansvarlig person med navn og telefonnummer, oppgitt til lokalet

Mer om planleggingen finner dere i julebordguiden, og en full tidsplan for firmaarrangementer i tidsplan for firmaarrangement.