Julebord for bedriften: komplett guide til planlegging

Julebordet er for mange bedrifter årets eneste anledning der hele organisasjonen er samlet utenfor jobbsammenheng. Det gjør det verdt å planlegge ordentlig – og tidlig. Denne guiden går gjennom rekkefølgen på beslutningene, fra det som må avklares først til detaljene som kan vente.

Start med rammene, ikke lokalet

Tre avklaringer bestemmer nesten alt annet, og bør på plass før dere ser på ett eneste lokale:

• Antall gjester. Ta med eventuelle ledsagere, innleide og styremedlemmer. Et lokale som er riktig for 40 blir feil for 65.
• Budsjett per hode. Sett en ramme inkludert mat, drikke, lokale, underholdning og transport. Se hva julebord koster per person for typiske nivåer.
• Dato og ukedag. Torsdag og fredag i slutten av november og hele desember er de mest etterspurte kveldene.

Når bør dere booke?

De mest populære lokalene i de største byene tar imot bookinger for desember allerede på forsommeren. Er dere over 50 personer og ønsker fredag i desember, bør dere være ute i august eller september. For mindre grupper, eller for dere som kan legge julebordet til en tirsdag eller onsdag, holder det som regel å booke i oktober.

Et alternativ som blir mer vanlig: legg julebordet til januar. Dere får bedre priser, mer å velge mellom, og folk er mindre utslitt av sesongen.

Velg lokaletype før dere velger lokale

Lokaletypen styrer hvordan kvelden føles mer enn adressen gjør.

Restaurant med eget selskapsrom passer når middagen er hovedsaken og gruppen er under 40. Kjøkkenet er vant til store bordsettinger, og dere slipper å tenke på servering.

Selskapslokale eller festlokale gir mer plass, egen bar og som regel dansegulv. Her må dere ofte velge cateringleverandør selv, noe som gir frihet i menyen.

Hotell er praktisk når mange reiser langt eller dere kombinerer med overnatting. Konferanseavdelingen tar hånd om det meste.

Lokale med aktivitet – bowling, curling, shuffleboard, spillbar – fungerer godt når gruppen ikke kjenner hverandre godt fra før, og løser problemet med at folk blir sittende ved samme bord hele kvelden.

Bla gjennom eventlokaler i hele landet eller gå rett til julebordlokaler i Oslo, Bergen, Trondheim og Stavanger.

Mat og drikke

Det vanligste oppsettet er tre retter med forhåndsbestilt meny. Det gir forutsigbar pris og rask servering. Koldtbord og buffet er raskere og billigere, og fungerer bedre når dere er mange.

Uansett format: be om menyen skriftlig, og avklar allergier og spesialkost minst to uker før. De fleste kjøkken vil ha endelig antall og allergilister 5–7 dager i forveien.

Skal dere ha maten levert til et lokale uten eget kjøkken, finn en leverandør under catering – eller se julemat og koldtbord i Oslo.

Drikke

De tre vanlige modellene:

1. Inkludert pakke – fast antall enheter per person. Enklest å budsjettere.
2. Åpen bar til et tak – baren stenger når beløpet er nådd.
3. Egenbetaling etter maten – bedriften spanderer til og med desserten.

Velg én modell og kommuniser den tydelig i invitasjonen. Uklarhet rundt hvem som betaler hva skaper mer irritasjon enn selve grensen gjør.

Program og underholdning

Et julebord trenger ikke mye program, men det trenger struktur. En kort velkomst fra ledelsen, en tydelig beskjed om når maten kommer, og et signal for når kvelden går over i den løsere delen.

Vanlige innslag:

• Toastmaster som holder tiden og binder kvelden sammen
• Standup eller allsang mellom hovedrett og dessert
• DJ eller band fra rundt kl. 22
• Fotograf som tar bilder tidlig på kvelden, mens alle er nystrøkne

Trenger dere lyd, lys eller scene i et lokale som ikke har det fra før, finner dere leverandører under lyd, lys og bilde og underholdning.

Transport og hjemreise

Dette er det punktet folk glemmer, og det som skaper mest trøbbel på slutten av kvelden. Avklar tidlig:

• Er lokalet innenfor gangavstand fra kollektivknutepunkt?
• Går det buss eller bane etter midnatt på den aktuelle ukedagen?
• Skal bedriften bestille felles transport?

Ligger lokalet utenfor sentrum, bør dere bestille transport begge veier. Det koster mindre enn folk tror, og fjerner en kilde til bekymring.

Sjekkliste

• 4–6 måneder før: dato, budsjett, antall, book lokale
• 8 uker før: meny, drikkepakke, underholdning
• 4 uker før: send invitasjon med sted, tid, antrekk og hvem som betaler hva
• 2 uker før: samle inn allergier og endelig antall
• 1 uke før: bekreft med lokale, catering og transport
• Dagen før: send praktisk info på nytt – adresse, oppmøtetid, hjemreise

En detaljert ukeplan finner dere i tidsplan for firmaarrangement.

Til slutt

Det viktigste valget er lokalet, og det viktigste ved lokalet er at det passer antallet. Et lokale som er for stort gjør 40 personer til en glissen forsamling; et som er for lite gjør den samme gruppen til en kø foran baren. Spør alltid om både sitteplasser og ståplasser før dere signerer.

Skal dere ha flere arrangementer i året, kan det lønne seg å se julebordet i sammenheng med sommerfesten og kickoffen – ofte kan samme leverandør gi bedre vilkår på en årsavtale.