Kickoff: slik lager dere et program som virker

Kickoff er det arrangementet bedrifter er minst fornøyd med i etterkant. Ikke fordi lokalet var feil eller maten dårlig, men fordi ingen hadde bestemt hva dagen skulle føre til. Denne guiden handler derfor mer om program enn om sted.

Begynn med ett mål

Skriv én setning: «Etter denne dagen skal alle …». Fullfør den. Hvis dere ikke klarer det, er dere ikke klare til å booke noe som helst.

Typiske mål, og hva de krever av programmet:

• Felles forståelse av en ny strategi → mer presentasjon, men også tid til spørsmål i små grupper
• Bli kjent på tvers av avdelinger → mindre scene, mer aktivitet og rotasjon
• Sette mål for året → gruppearbeid med konkrete leveranser
• Løfte stemningen etter en tung periode → tyngdepunktet flyttes mot det sosiale

Målet avgjør om dagen skal være tre timer eller to dager, og om dere trenger et konferanselokale eller et sted med uteområde.

Lengden

Halv dag holder når målet er informasjon og litt sosialt. Ettermiddag med avslutning over mat.

Hel dag er standarden. Gir plass til fag før lunsj, aktivitet etter, og middag på kvelden.

To dager med overnatting gir mest, men koster mest – og krever at innholdet forsvarer at folk er borte fra familien. Bruk det når dere skal jobbe fram noe konkret, ikke bare informere.

Bygg programmet i blokker

Et program som fungerer, veksler mellom tre typer blokker: input (noen snakker), arbeid (deltakerne gjør noe) og pust (pause, mat, bevegelse). Regelen er enkel: aldri to input-blokker på rad, og aldri mer enn 45 minutter input om gangen.

Eksempelprogram, hel dag

Tid	Blokk	Innhold
09.00	Pust	Kaffe og mingling
09.30	Input	Velkomst og året som kommer, 30 min
10.00	Arbeid	Gruppearbeid på hva det betyr for hver avdeling
11.00	Pust	Pause
11.15	Input	Ekstern innleder eller fagbolk, 45 min
12.00	Pust	Lunsj
13.00	Arbeid	Aktivitet på tvers av avdelinger
15.30	Pust	Pause og innsjekk på rom
16.00	Arbeid	Oppsummering: hva tar vi med oss
17.00	Slutt	Fri
19.00	Sosialt	Middag

Legg merke til at dagen slutter med at noen oppsummerer. Uten den blokken forsvinner det meste av dagen i løpet av middagen.

Aktiviteten

Aktiviteten på en kickoff har en annen jobb enn på en sommerfest: den skal blande folk på tvers av avdelinger, ikke bare være gøy. Velg noe som krever samarbeid, deler gruppen i nye konstellasjoner og ikke krever fysiske forutsetninger.

Se teambuilding og aktiviteter, eller konkrete leverandører som Fabrikken Oslo, Kulinarisk Akademi og Reality Adventures i Trondheim.

Innledere og fagbolk

En ekstern innleder løfter en kickoff når temaet henger sammen med målet deres. Den løfter ingenting når den er der fordi «vi pleier å ha en foredragsholder». Brief innlederen skriftlig på hva dere vil at folk skal sitte igjen med, og be om at innlegget avsluttes med noe deltakerne skal gjøre.

Se kurs og foredrag.

Teknikk

Skal noen presentere for mer enn 25 personer, trenger dere mikrofon – ikke bare projektor. Sjekk at lokalet har:

• Projektor eller skjerm med riktig oppløsning og kabler som passer deres maskiner
• Mikrofon, helst både håndholdt og myggmikrofon
• Lyd som dekker hele rommet, ikke bare fremste rad
• Mulighet for å dele rommet til gruppearbeid

Mangler noe, finner dere leverandører under lyd, lys og bilde.

Kvelden

De fleste kickoffer avsluttes med middag. Her er det ett råd som betyr mest: ikke legg faglig innhold etter middagen. Det blir aldri hørt. Skal noe sies, sies det før maten eller mellom rettene.

Ellers gjelder de samme prinsippene som for firmafest – tydelig ramme, klar beskjed om hvem som betaler hva, og en plan for hjemreisen.

Vanlige feil

1. For tett program. Folk trenger pauser for å snakke sammen – det er der mye av verdien ligger.
2. Ingen eier dagen. Sett én person som holder programmet og sier fra når dere er på etterskudd.
3. Aktiviteten legges på slutten. Etter middag er halve gruppen borte.
4. Ingen oppfølging. Send oppsummeringen innen to dager, mens det fortsatt er ferskt.

Videre lesing

• Hvor bør dere ha kickoff?
• Tidsplan for firmaarrangement
• Aktiviteter til sommerfesten

Se også lokaler til kickoff, seminar og konferanse.