Firmafest: budsjett, lokale og gjennomføring

«Firmafest» dekker mye: jubileum, avdelingsfest, feiring av et prosjekt, avslutning på et halvår. Uansett anledning er det de samme fire tingene som avgjør om kvelden blir vellykket – antallet, lokalet, rammene rundt mat og drikke, og hvem som styrer programmet.

Sett budsjettet før alt annet

Et budsjett for firmafest består typisk av:

• Lokale (leie eller minimumsforbruk)
• Mat
• Drikke
• Underholdning og teknikk
• Dekor
• Transport

Sett et tak per hode, og fordel det. Dere trenger ikke være presise på kronen, men dere må vite hvilken størrelsesorden dere jobber i før dere ringer første lokale. En detaljert gjennomgang av postene finner dere i hva koster julebord per person – de samme postene gjelder for firmafest.

Velg format

Formatet er det første valget, og det bestemmer resten.

Sittende middag gir en tydelig ramme, plass til taler og en felles opplevelse. Krever mer areal, mer servering og et fast antall.

Stående med fingermat gir mer bevegelse og flere samtaler, men gjør det vanskeligere å samle oppmerksomheten. Passer grupper over 60.

Middag først, mingling etterpå er kompromisset de fleste ender på: bordsetting til og med desserten, så åpner baren og bordene ryddes.

Fest med aktivitet fungerer når folk ikke kjenner hverandre godt. Se aktiviteter.

Lokalet

Det viktigste kriteriet er at lokalet passer antallet. For stort lokale gjør en fin gruppe glissen; for lite gjør den til en kø. Be alltid om både sitteplasser og ståplasser, og planlegg etter det tallet som gjelder formatet deres.

Ellers bør dere sjekke:

• Hvor lenge har lokalet skjenkebevilling?
• Er det dansegulv eller areal som kan bli det?
• Finnes det garderobe, og er den bemannet?
• Er lyd og mikrofon inkludert?
• Kan dere komme inn for rigg, og når må dere være ute?

Se eventlokaler, eller lokaler til firmafest i Oslo. Eksempler i ulike størrelser: BAR Vulkan, Brød og Sirkus, Mangelsgården og Amazonia by BAR.

Mat og drikke

Har lokalet kjøkken, er menyen som regel en del av avtalen. Leier dere et rent selskapslokale, velger dere selv – se catering eller kategoriene i Oslo.

For drikke: velg én modell, og skriv den i invitasjonen.

1. Fast pakke – kjent antall enheter per person
2. Åpen bar med beløpstak
3. Bedriften spanderer maten, resten er egenbetalt

Det som skaper misnøye, er ikke at grensen finnes, men at ingen visste om den.

Trenger dere bemanning, se bartender og serveringspersonell.

Program

En firmafest trenger ikke mye program, men den trenger noen faste punkter:

• Velkomst fra ledelsen, maks fem minutter
• Beskjed om praktisk – når maten kommer, hvor toalettene er, hvordan folk kommer seg hjem
• Eventuelle taler – lagt mellom rettene, ikke etter desserten
• Overgangen til den løsere delen av kvelden, tydelig markert

Har dere mer enn 40 gjester, sett en toastmaster. Det trenger ikke være en innleid profesjonell, men det må være én person som har jobben.

For underholdning, se underholdning og DJ. Mangler lokalet teknikk, se lyd, lys og bilde.

Invitasjonen

En god invitasjon svarer på seks spørsmål, og sparer dere for tjue e-poster:

1. Når og hvor – med adresse, ikke bare navn på stedet
2. Hva slags arrangement – middag, mingling, aktivitet
3. Antrekk
4. Hvem betaler hva
5. Frist for påmelding og for allergier
6. Hvordan folk kommer seg hjem

Hjemreise

Bestill transport hvis lokalet ligger utenfor kollektivdekning etter midnatt. Ligger det sentralt, sjekk nattavgangene for den aktuelle ukedagen og skriv dem i invitasjonen.

Skatt og dokumentasjon

Firmafest for de ansatte behandles normalt som velferdstiltak, med egne vilkår. Er kunder med, gjelder andre regler. Vi har oppsummert hovedpunktene i julebord og firmafest: hva sier skattereglene?

Videre lesing

• Tidsplan for firmaarrangement
• Sommerfest for bedriften
• Julebord for bedriften