Julebord og firmafest: hva sier skattereglene?

De fleste som planlegger julebord lurer på det samme: blir dette en skattepliktig fordel for de ansatte, og får bedriften fradrag? Hovedreglene er enklere enn ryktet skal ha det til, men detaljene endrer seg, og de avgjøres til slutt av Skatteetaten – ikke av oss.

> Dette er en generell oversikt, ikke skatterådgivning. Sjekk gjeldende satser og vilkår hos Skatteetaten, eller ta det med regnskapsføreren deres før dere legger budsjettet.

Utgangspunktet: velferdstiltak

Et julebord, sommerfest eller jubileumsfest for de ansatte behandles normalt som et velferdstiltak. Skatteetaten beskriver tilstelninger som julebord og jubileer som typiske velferdstiltak for ansatte, og fordelen er skattefri for den ansatte når arrangementet er rimelig og tilbys alle eller en betydelig gruppe av de ansatte.

De to vilkårene er verdt å lese en gang til, fordi de er det som faktisk avgjør:

Rimelig. Arrangementet må ligge innenfor det som er vanlig i arbeidslivet. Et julebord med middag og underholdning er noe annet enn en langweekend i utlandet, og de vurderes ulikt.

Tilbys alle eller en betydelig gruppe. Et arrangement bare for ledergruppen faller lettere utenfor enn et som hele bedriften er invitert til. Er dere flere avdelinger eller lokasjoner, er poenget at tilbudet skal være reelt for de ansatte som gruppe.

Fradrag for bedriften

For at bedriften skal få fradrag for kostnadene, må tiltaket etter Skatteetatens beskrivelse

• være rettet mot de ansattes interesser,
• ha sammenheng med den inntektsgivende virksomheten, og
• være rimelig.

Skatteetaten nevner også at virksomheter uten ansatte, eller der de ansatte til sammen ikke utgjør ett årsverk, som hovedregel ikke får fradrag for velferdstiltak. Det er verdt å merke seg for enkeltpersonforetak og små aksjeselskaper.

Ledsagere

Spørsmålet om ektefelle eller samboer kan være med går igjen. Her er praksis mer sammensatt, og svaret avhenger av arrangementets karakter. Ta dette konkret med regnskapsfører hvis dere planlegger å invitere ledsagere – det er billigere enn å rydde opp i etterkant.

Representasjon er noe annet

Er kunder, leverandører eller samarbeidspartnere med, snakker vi ikke lenger om velferdstiltak, men om representasjon. Reglene for fradrag er strengere der. Skal dere ha et kundearrangement, bør det behandles som en egen post i budsjettet – ikke som en utvidelse av julebordet.

Dette bør dere dokumentere

Uansett hvordan dere lander, bør dere kunne vise:

• hvem som var invitert – invitasjonen og mottakerlisten
• hvem som deltok – deltakerliste
• hva som ble kjøpt – bilag som viser mat, drikke, lokale og underholdning hver for seg
• anledningen – kort notat om hva arrangementet var

Skatteetaten kan be om dokumentasjon som underbygger kostnadene, så dette er ikke byråkrati for byråkratiets skyld.

Praktiske konsekvenser for planleggingen

Reglene får noen konkrete følger for hvordan dere setter opp arrangementet:

1. Inviter bredt. Et arrangement som er åpent for alle ansatte står sterkere enn et som er forbeholdt noen få.
2. Hold kunder og ansatte fra hverandre i regnskapet. Ett arrangement for de ansatte, ett for kundene, to poster.
3. Spesifiser fakturaene. Be leverandørene skille mat, drikke, lokale og underholdning. Det gjør bokføringen enklere og dokumentasjonen bedre.
4. Ta overnatting som en egen vurdering. Et julebord med overnatting er en større pakke enn en middag, og bør avklares på forhånd.

Hvor finner dere reglene?

Skatteetaten har egne sider om velferdstiltak og om representasjon, og oppdaterer satser og vilkår årlig. Bruk dem som kilde, og la regnskapsfører ta den endelige vurderingen for deres situasjon.

Videre lesing

• Julebord for bedriften: komplett guide
• Hva koster julebord per person?
• Firmafest: budsjett, lokale og gjennomføring

Skal dere finne lokale, starter dere enklest i oversikten over eventlokaler eller julebord.