Tidsplan for firmaarrangement: sjekkliste uke for uke

Denne planen fungerer for julebord, sommerfest, kickoff og firmafest. Tidspunktene er satt for et arrangement på 40–100 personer; er dere færre, kan dere komprimere, er dere flere, bør dere starte tidligere.

6–4 måneder før

Dette er fasen der de valgene tas som ikke kan gjøres om.

• Sett målet. Én setning om hva arrangementet skal føre til.
• Fastsett dato. Sjekk mot ferier, skolefri, helligdager og andre interne arrangementer.
• Anslå antall. Inkluder innleide, styremedlemmer og eventuelle ledsagere.
• Sett budsjettramme per hode.
• Book lokalet. Les avtalen: avbestillingsfrist, bindende antall, hva som er inkludert.
• Utpek én ansvarlig. Arrangementer uten eier blir ingens jobb.

Skal dere finne lokale, start i eventlokaler eller i anledningen det gjelder – julebord, sommerfest, kickoff eller firmafest.

8 uker før

• Meny. Be om skriftlig forslag, og sjekk at det finnes reelle alternativer for vegetar og allergikere.
• Drikkemodell. Fast pakke, beløpstak eller egenbetaling – velg nå.
• Underholdning. DJ, band, artist eller toastmaster bookes her. De gode er opptatt i høysesong.
• Aktivitet. Se aktiviteter.
• Teknikk. Avklar hva lokalet har, og hva som må leies inn – se lyd, lys og bilde.
• Transport. Bestill buss hvis lokalet ligger utenfor kollektivdekning – se transport.

4 uker før

• Send invitasjonen. Den skal svare på: når, hvor (med adresse), hva slags arrangement, antrekk, hvem som betaler hva, påmeldingsfrist og hjemreise.
• Sett påmeldingsfrist minst en uke før lokalets frist for endelig antall.
• Book fotograf hvis dere vil ha bilder.
• Bestill dekor hvis lokalet skal pyntes – se dekorasjon og partyutstyr.

2 uker før

• Purr på påmelding. Regn med at 20–30 % svarer først etter purring.
• Samle inn allergier og spesialkost, og send listen til kjøkkenet.
• Lag kjøreplan med klokkeslett: oppmøte, velkomst, mat, taler, program, siste servering, slutt.
• Avklar hvem som holder tale, og hvor lenge. Sett en grense, og si den høyt.
• Bordkart hvis dere skal ha bordsetting.

1 uke før

• Meld endelig antall til lokalet og cateringleverandøren.
• Bekreft med alle leverandører skriftlig: tid, sted, kontaktperson, telefonnummer.
• Send kjøreplanen til lokalet, toastmaster og teknikk.
• Avklar rigg: når kommer dere inn, hvem møter dere, hvor kan dere parkere.
• For utendørs arrangement: avtal hvem som tar væravgjørelsen og når.

Dagen før

• Send praktisk info på nytt til alle deltakere: adresse, oppmøtetid, antrekk, hjemreise. Folk leser sjelden invitasjonen to ganger.
• Ring lokalet og bekreft.
• Pakk det dere skal ha med: navnelapper, premier, adaptere, presentasjon på minnepenn.

På dagen

• Møt opp tidlig. Regn en time mer enn dere tror til rigg.
• Test teknikken før første gjest kommer, med den maskinen som faktisk skal brukes.
• Gå gjennom kjøreplanen med lokalets kontaktperson og toastmaster.
• Utpek én person som tar telefonen hvis noe skjer – og som ikke har andre oppgaver.

Etterpå

• Send takk og bilder innen to dager.
• Send oppsummering hvis arrangementet hadde et faglig mål.
• Skriv ned tre ting som burde vært gjort annerledes. Neste gang starter der.
• Sjekk fakturaene mot avtalen, særlig antall og serviceavgift.

Fristene som oftest ryker

1. Booking av lokale. I desember og i august–januar går de beste datoene måneder i forveien.
2. Endelig antall. Mange lokaler fakturerer det antallet dere meldte inn. Meld realistisk.
3. Allergilisten. Kjøkkenet trenger den før innkjøp, ikke på dagen.
4. Transport. Buss bestilles sist og er da opptatt.

Videre lesing

• Julebord for bedriften
• Sommerfest for bedriften
• Kickoff: slik lager dere et program som virker
• Firmafest: budsjett, lokale og gjennomføring