13. september 2026 · Eventguiden
Sommerfest for bedriften: planlegging fra A til Å
Sommerfesten er lettere å få til enn julebordet – helt til det begynner å regne. Her er planleggingen som gjør kvelden god uansett vær.
Sommerfesten har en fordel julebordet ikke har: folk er i godt humør, kveldene er lyse, og terskelen for å bli med er lav. Den har også en ulempe julebordet slipper: været. Nesten all planlegging av sommerfest handler om å utnytte det første og håndtere det andre.
Tidspunkt
De fleste legger sommerfesten til siste halvdel av juni eller slutten av august. Juni gir lange kvelder og markerer avslutningen før ferien. August fungerer bedre når mange har ulik ferieavvikling, og treffer fint som en samling før høstsesongen.
Torsdag er den mest brukte ukedagen. Fredag gjør at flere kan bli lenge, men konkurrerer med folks egne planer.
Book i god tid: uteserveringer og lokaler med hage eller takterrasse er få, og de går tidlig. For juni bør dere være i gang i mars.
Velg sted etter hva dere vil at kvelden skal være
Takterrasse eller uteservering gir sommerfølelse uten logistikk. Passer grupper opp til rundt 60, og har som regel mat og drikke på plass.
Hage, gårdsplass eller strandsted gir mer plass og rom for aktiviteter, men krever at dere tenker på toaletter, strøm og ly.
Båt eller fjordtur løser stemningen av seg selv, men låser programmet til avgangstidene. Se båttur.
Lokale med uteområde er det trygge valget: dere har sommerstemningen ute og en plan B innendørs i samme adresse.
Bla i eventlokaler, eller se sommerfest i Oslo og sommerfest i Bergen.
Plan B for regn
Dette er det eneste punktet som virkelig skiller en god sommerfest fra en dårlig. Avklar skriftlig med stedet:
- Finnes det innendørsareal til hele gruppen, eller bare deler?
- Er det telt tilgjengelig, og hva koster det?
- Når må dere ta beslutningen – og hvem tar den?
Skal dere ha telt, bestill det tidlig fra en leverandør under teltutleie. Et telt som bestilles på værmelding tre dager i forveien er sjelden ledig.
Mat
Sommerfest tåler enklere mat enn julebord, og det er en fordel. De tre vanligste formatene:
Grill er den klassiske løsningen. Sjekk at stedet tillater grilling, og om de har grill selv eller om dere må leie. Se grillmeny.
Tapas og fingermat holder folk på beina og i bevegelse. Bra når dere vil ha mingling framfor bordsetting. Se fingermat.
Koldtbord er praktisk utendørs, men krever kjøling i varmt vær – avklar med leverandøren hvordan det løses. Se koldtbord.
Uansett format: finn leverandør under catering, og avklar om servering, oppdekking og henting av utstyr er inkludert.
Drikke
Skal dere servere alkohol utendørs på et sted uten egen bevilling, må det avklares på forhånd – det er stedet eller arrangøren som må ha bevillingen, ikke dere. Leier dere et lokale med bevilling, gjelder den som regel også uteområdet, men bare innenfor et definert areal. Spør konkret.
Trenger dere bemanning til baren, finner dere leverandører under bartender og serveringspersonell.
Aktiviteter
Sommerfest er den anledningen der aktiviteter fungerer best, fordi folk er ute og i bevegelse uansett. Alt fra en enkel turnering til en halv dag med teambuilding kan legges inn.
Vi har samlet forslagene i en egen artikkel: aktiviteter til sommerfesten som faktisk samler folk. Se også aktiviteter for leverandører over hele landet.
Praktisk som blir glemt
- Solkrem og skygge. Et uteområde uten skygge blir ubrukelig mellom 14 og 17.
- Mygg. Ved vann i august er dette et reelt problem.
- Strøm. Musikkanlegg, matlaging og lys trenger uttak. Spør om kapasitet, ikke bare om det finnes.
- Toaletter. Regn med kapasitet for hele gruppen, ikke for stedets vanlige drift.
- Lys. Etter kl. 22 i august er det mørkt. Lyslenker eller arbeidslys må planlegges.
- Antrekk i invitasjonen. Folk kler seg feil til utendørs arrangement oftere enn til innendørs.
Trenger dere lyd og lys ute, se lyd, lys og bilde.
Transport
Ligger stedet utenfor sentrum – og det gjør de fine uteområdene ofte – må transport inn i planen. Buss begge veier er som regel både billigere og enklere enn taxi hver for seg.
Sjekkliste
- 3–4 måneder før: dato, budsjett, antall, book sted
- 8 uker før: mat, drikke, aktivitet, avklar plan B
- 4 uker før: send invitasjon med sted, tid, antrekk og transport
- 2 uker før: allergier og endelig antall
- 1 uke før: bekreft alt, og avtal hvem som tar væravgjørelsen
- Dagen før: sjekk værmelding, send praktisk info på nytt
Trenger dere en mer detaljert plan, bruk tidsplan for firmaarrangement.
Videre lesing
Ofte stilte spørsmål
Når bør vi ha sommerfest?
Siste halvdel av juni eller slutten av august er vanligst. Juni markerer avslutningen før ferien, mens august treffer bedre når ferieavviklingen er spredt.
Hva gjør vi hvis det regner?
Avklar plan B skriftlig med stedet før dere booker: finnes det innendørsareal til hele gruppen, kan dere leie telt, og hvem tar beslutningen om hva – og når.
Kan vi servere alkohol utendørs?
Det krever at stedet eller arrangøren har skjenkebevilling for det aktuelle utearealet. Bevilling innendørs dekker ikke automatisk uteområdet – spør konkret.