Hvor bør dere ha kickoff? Slik velger dere sted

Når programmet for kickoffen er satt, blir valget av sted mye enklere: dere vet hvor mange rom dere trenger, hvor lenge dagen varer, og om folk skal overnatte. Har dere ikke satt programmet ennå, begynn med guiden til kickoff-program.

Fire typer steder

Konferansehotell

Det trygge valget for hel dag eller to dager. Alt er på ett sted: møterom, lunsj, middag, bar og senger. Konferanseavdelingen kjenner formatet og leverer teknikk som fungerer.

Passer når: gruppen er over 30, dere skal overnatte, eller programmet er tett og dere ikke vil bruke tid på forflytning.

Vær oppmerksom på: hotellmøterom kan være anonyme, og lokalene ligner hverandre. Be om å få se rommet, ikke bare planskissen.

Konferansesenter i byen

Moderne lokaler, god teknikk, sentralt for dem som pendler. Ingen senger, men det trengs ikke på en dagskickoff.

Passer når: dagen er én dag, folk kommer fra ulike kanter, og dere vil bruke minst mulig tid på reise.

Se konferanselokaler i Oslo og eksempler som Rebel og Clarion Hotel & Congress Trondheim.

Gård, herregård eller fjellsted

Gir avstand fra hverdagen, som er hele poenget for noen kickoffer. Folk sjekker ut av kontoret både mentalt og fysisk, og uteområdet gir rom for aktiviteter.

Passer når: dere skal jobbe fram noe sammen, eller gruppen trenger å bli bedre kjent.

Vær oppmerksom på: transport må planlegges, og teknikken er sjelden like god som på et konferansehotell. Spør konkret om prosjektor, lyd og wifi. Se Snillet Gård og Kvilhaugen Gård i Trondheim, eller Grefsenkollen i Oslo.

Lokale med aktivitet

Et sted der møterommet og aktiviteten er i samme bygg sparer både tid og logistikk. Passer korte kickoffer der det sosiale veier tyngst.

Se Oslo Event Hub, Spillbaren Barcode og Fabrikken.

Sjekklisten før dere booker

Rommene

• Får hele gruppen plass i plenum, og hvordan er sikten fra bakerst?
• Finnes det grupperom, eller må dere dele opp plenumsrommet?
• Kan dere møblere om, og tar de betalt for det?

Teknikk

• Projektor eller skjerm, og hvilke kabler
• Mikrofon – håndholdt og mygg
• Wifi med kapasitet til hele gruppen samtidig
• Hvem rigger, og er det inkludert?

Mat

• Lunsj i samme bygg, eller må dere ut?
• Kan de ta allergier og spesialkost?
• Middag på samme sted, eller egen booking?

Praktisk

• Reisetid for flertallet, og hvordan folk kommer seg dit
• Parkering og ladeplasser
• Når må dere ut av lokalet?
• Avbestillingsfrist og frist for endelig antall

Hvor sentralt må det ligge?

Regn med at reisetid over 45 minutter hver vei spiser en time av dagen og gir et frafall. Er dere avhengige av at alle møter, velg sentralt. Er poenget å komme vekk, velg noe lenger unna – men da med felles transport, så alle kommer samtidig og ingen kjører selv.

Hvor tidlig må dere booke?

Januar og august er høysesong for kickoff. Skal dere ha lokale i disse månedene, bør dere være ute to til tre måneder i forveien. For resten av året holder det som regel med seks uker.

Videre lesing

• Kickoff: slik lager dere et program som virker
• Tidsplan for firmaarrangement
• Firmafest: budsjett, lokale og gjennomføring

Start søket i eventlokaler, eller se lokaler til kickoff og seminar. Skal dere finne noe i en bestemt by, ligger oversikten på byer.