Julebord i Trondheim: lokaler, datoer og det dere må avklare

Trondheim er en by der julebordsesongen merkes. Studentmiljøet, teknologibedriftene og et stort offentlig arbeidsliv gjør at desember blir tett – og at de lokalene som tar hele selskapet på én gang, er de som først blir borte.

Start med datoen, ikke med lokalet

Det høres bakvendt ut, men det sparer mye tid. Bestem dere for to–tre mulige datoer før dere kontakter noen. Da kan dere sende samme forespørsel til flere steder og sammenligne svarene, i stedet for å gå i sløyfe der lokalet dere vil ha er ledig en dag som ikke passer halve gjengen.

Er dere fleksible på ukedag, si det i forespørselen. Mange lokaler har vesentlig bedre tilgjengelighet tidlig i uken, og det gir også ofte bedre pris.

Hva slags kveld skal det være?

• Middag og hygge. Restaurant eller selskapslokale, faste bordplasser, prat rundt bordet. Fungerer opp til rundt tretti–førti personer før det blir vanskelig å snakke på tvers.
• Fest med program. Større lokale, buffet eller servering, plass til mingling, underholdning og dans. Krever mer planlegging, men tåler at dere er mange.
• Aktivitet først, mat etterpå. Bra når gjengen ikke kjenner hverandre godt fra før, eller når dere vil unngå at kvelden bare blir sitting og drikking.

Oversikt finner dere under eventlokaler i Trondheim og julebord i Trondheim. Skal dere ha noe å gjøre i tillegg, se aktiviteter i Trondheim.

Det som pleier å gå galt

Erfaringen fra mange julebord er at det sjelden er maten som skuffer. Det er logistikken:

• Uklart antall. Lokalet trenger et tall, og dere trenger en frist. Sett en intern påmeldingsfrist minst en uke før lokalets egen.
• Spesialkost meldt for sent. Samle det i påmeldingen. Et kjøkken som får beskjed dagen før, leverer sjelden noe bra.
• Ingen som eier kvelden. Én person bør ha ansvaret for å ta imot, si noen ord og holde i programmet. Uten det driver kvelden.
• Transport hjem. Avklar det før, særlig hvis lokalet ligger utenfor sentrum.

Budsjett

Det er tre poster som bestemmer nivået: lokaleleie, mat og drikke. Drikke er den som varierer mest, og den som oftest sprekker. Bestem på forhånd hva bedriften dekker – for eksempel velkomstdrikk og to enheter til maten – og si det tydelig i innkallingen. Da slipper dere diskusjonen i baren, og folk vet hva de skal regne med selv.

Skal dere sette opp et fullstendig budsjett, har vi gått gjennom postene i hva koster et julebord?. De skattemessige sidene ved firmafest er omtalt i skatteregler for julebord og firmafest.

Sjekkliste før dere sender forespørsel

• To–tre mulige datoer, og en beskjed om at dere er fleksible på ukedag hvis dere er det
• Omtrentlig antall, og om tallet kan bevege seg
• Hva slags kveld dere ser for dere: middag, fest eller aktivitet pluss mat
• Om dere trenger lokalet alene
• Når dere må være ferdige, og om det er mulig å bli lenger

Med de fem punktene i første e-post får dere brukbare tilbud tilbake med én gang, i stedet for tre runder med oppfølgingsspørsmål.