Konferansier og toastmaster: trenger dere det?

En konferansier gjør én ting: sørger for at kvelden har en retning. Det høres lite ut, men forskjellen mellom et arrangement som glir og et som stopper opp, er nesten alltid at noen holdt i tråden.

Når dere trenger en

• Flere programposter. Taler, utdeling, underholdning og mat som skal skje i en bestemt rekkefølge.
• Over rundt åtti gjester. Da hører ikke folk beskjeder som ropes ut, og ingen tar initiativ.
• Blandet forsamling. Kunder, ansatte og gjester som ikke kjenner hverandre trenger noen som binder det sammen.
• Taler fra flere personer. Noen må introdusere, og noen må avslutte når det drar ut.
• Bryllup med tradisjonelt program. Der er toastmasterrollen nesten obligatorisk.

Når dere ikke trenger en

• Under førti personer med ett bord og én tale
• Rene sosiale sammenkomster uten program
• Kvelder der aktiviteten er programmet – bowling, gokart, quiz med egen vert

Å leie inn en profesjonell til en middag for tjue blir ofte mer stivt, ikke mindre.

Kollega eller innleid?

En kollega fungerer når vedkommende kjenner gjengen, er komfortabel med mikrofon, og har lyst. Fordelen er referansene og den interne humoren. Ulempen er at personen ikke er gjest den kvelden – det er en jobb.

Innleid konferansier er verdt det når arrangementet er stort, når det er kunder til stede, eller når ingen internt vil ha rollen. En profesjonell håndterer også det som går galt: forsinkelser, utstyr som svikter, en taler som ikke dukker opp.

Se underholdning for folk som gjør dette.

Hva dere må avtale på forhånd

• Kjøreplan med klokkeslett. Send den minst en uke før, og be om innspill.
• Hvem som snakker, og hvor lenge. Konferansieren skal vite navn, tittel og uttale.
• Hva som ikke skal nevnes. Interne saker, personer som ikke er til stede, temaer som er sensitive.
• Tone. Formell markering eller løs fest? Si det tydelig – dette er den vanligste kilden til bomskudd.
• Hvem som bestemmer ved forsinkelse. Som regel konferansieren, men det bør være avtalt.
• Teknikk. Egen mikrofon, og kontakt med den som styrer lyd.

Kjøreplanen er det viktigste

Uansett om dere leier inn eller bruker en kollega: en skriftlig kjøreplan med klokkeslett er det som gjør jobben mulig. Den trenger ikke være lang.

• 18.00 Velkomstdrikk
• 18.30 Alle til bords, velkomst fra daglig leder (5 min)
• 18.45 Forrett
• 19.30 Tale (10 min)
• 20.00 Hovedrett
• 21.00 Utdeling av pris (10 min)
• 21.30 Dessert og kaffe
• 22.00 Musikk starter

Del planen med lokalet og kjøkkenet også. Halvparten av forsinkelsene på et arrangement skyldes at kjøkkenet og programmet jobber etter hver sin plan.

Mer om oppsettet finner dere i tidsplan for firmaarrangement og firmafest-guiden.