Hvor store er lokalene i Bergen?
Av selskapslokalene vi har registrert i Bergen tar rundt sju av ti mellom 50 og 400 gjester, og det klare tyngdepunktet ligger mellom 50 og 150. Lokaler over 400 finnes, men de er få og hovedsakelig hotell, kulturhus og arenaer utenfor sentrum.
Det betyr i praksis at selskaper opptil hundre har mye å velge mellom i Bergen, mens arrangementer over tre hundre bør starte letingen tidlig og være forberedt på å se utenfor sentrumskjernen.
Hvilke bydeler passer til hva?
Bryggen og Vågen-området har de lokalene folk reiser for å oppleve – gamle sjøboder med synlige takbjelker og trange trapper. De egner seg til middager og jubileer, og de er sjelden store. Sjekk alltid om det finnes heis, og hvordan maten kommer inn.
Nordnes og Møhlenpris har foreningshus, kulturlokaler og mindre scener som fungerer godt til bursdager, konfirmasjoner og bryllup i mindre skala. Sandviken har flere industribygg som er bygget om, og passer til kickoff og firmafest der dere vil ha egen inngang og eget hus.
Sentrum rundt Torgallmenningen har hotellene og konferansesalene – det trygge valget når gjestene kommer tilreisende og skal overnatte samme sted. Åsane, Kokstad og Flesland har de store lokalene med parkering, og er riktig valg hvis halvparten av deltakerne kjører eller flyr inn.
Hva bør dere tenke på med været?
Dette er en reell planleggingsfaktor i Bergen, ikke en spøk. Et uteområde eller en takterrasse bør være en bonus, aldri forutsetningen for at arrangementet fungerer. Spør om det finnes overbygg, og om det er plass innendørs til alle hvis det bøtter ned.
Gjelder det aperitiff ute, planlegg en innendørs plan B i samme lokale – ikke i et annet bygg. Og regn med at gjestene kommer inn med våte yttertøy: garderobekapasitet er verdt å sjekke når dere er over femti.
Når bør dere booke?
Julebordsesongen i Bergen er kort og intens. De to siste ukene i november og den første i desember er presset, særlig fredager, og de bookes gjerne et halvt år i forveien. Torsdager er langt lettere.
Bryllup om sommeren bør sikres tidlig – juni og august er høysesong, og de mest populære lokalene har ett arrangement per dag. Konferanser legges ofte til januar, mars og september. Skal dere ha noe i februar eller oktober, står mye ledig og dere har reell forhandlingsposisjon.
Hva koster det?
Prisbildet i Bergen spenner fra foreningshus til noen tusen kroner for en helg, til konferansehotell med døgnpakke per deltaker. De fleste lokaler priser enten lokalleie alene, lokalleie pluss mat, eller en pakke per hode.
Be alltid om prisen for det dere faktisk skal ha – antall gjester, antall timer, og om dere trenger bemanning etter midnatt. Et tilbud uten tidsramme er ikke sammenlignbart med et som har den.