Hvilke datoer går først?
Fredagene i de to siste ukene i november og den første i desember. De bookes gjerne et halvt år i forveien hos de mest etterspurte lokalene, og flere tar imot bestillinger for neste år allerede på nyåret.
Torsdager er det reelle alternativet i Bergen. Oppmøtet er nesten like godt, utvalget er vesentlig større, og prisen er ofte lavere. Søndag og romjul er rimeligst.
Hvor i byen bør dere være?
Sentrum rundt Torgallmenningen og Vågen gir kort vei mellom lokale, bar og taxi, og er det enkleste når folk skal videre utover kvelden. Her ligger hotellene og de største salene.
Bryggen og sjøbodene har lokalene med mest særpreg, og de fungerer godt til middager opptil rundt hundre. Sjekk trapper og heis, og hvordan maten kommer inn – flere av byggene har begrensninger som ikke står i annonsen.
Sandviken har ombygde industribygg som passer til firmafest der dere vil ha hele huset for dere selv. Åsane, Kokstad og området ved Flesland har de store lokalene og parkeringen, og er riktig når mange av deltakerne kjører.
Hva bør dere avklare før dere signerer?
Kapasitet med dekket bord, ikke totalt. Et lokale som tar 150 stående, tar kanskje 80 til bords.
Tidsramme, inkludert når musikken må av. Flere sentrumslokaler ligger i bygg med boliger og har støykrav som kutter kvelden tidligere enn folk regner med.
Garderobe. Dette er ikke en detalj i Bergen i november – femti gjester med våte yttertøy trenger faktisk plass, og mangel på garderobe merkes med en gang.
Og hva som skjer med prisen hvis antallet endrer seg. Mange lokaler låser et garantert minimum noen dager før.
Hva med transport og vær?
Ligger lokalet i Åsane eller på Kokstad, bør dere enten bestille buss eller være tydelige i invitasjonen om at folk ordner seg selv. Bybanen dekker en del av strekningene, men ikke alle, og ikke sent.
Har lokalet uteservering eller takterrasse, behandle det som en bonus. Planen må fungere innendørs, i samme bygg, uten at noen må ut i været mellom middag og fest.
Når bør dere begynne?
Er dere ute i januar eller februar, får dere velge fritt. I mai er de beste fredagene borte. I september og oktober finnes det fortsatt mye ledig på torsdager og utenfor sentrumskjernen.
Rekkefølgen er den samme som ellers: lokale først, så mat, så underholdning – med unntak av band og DJ, som booker opp de samme datoene og bør sikres samtidig med lokalet.