Hvilke datoer er presset?
Fredagene fra midten av november til midten av desember. I Trondheim forsterkes presset av at semesteret avsluttes samtidig, og at både lokaler, kokker og servitører er etterspurt i de samme ukene.
Torsdag er det beste alternativet: god oppslutning, vesentlig bedre utvalg og ofte lavere pris. Søndag og romjul er rimeligst, og fungerer for bedrifter med turnus.
Er det UKA-år, bør dere sjekke datoene mot festivalen før dere planlegger videre. Oktoberhelgene er da i praksis borte i Midtbyen.
Hvor i byen bør dere være?
Solsiden er det mest brukte området til firmajulebord. Lokaler, restauranter og barer ligger tett, slik at kvelden kan flytte seg uten transport – og det løser ofte spørsmålet om hva folk gjør etter middagen.
Midtbyen har hotellene, Studentersamfundet og kulturhusene. Det trygge valget når gjestene kommer tilreisende eller skal overnatte.
Bakklandet og Nedre Elvehavn har de små lokalene med mest karakter, typisk opptil hundre gjester. Sjekk trapper, takhøyde og kjøkkenkapasitet – mange av byggene er gamle, og begrensningene står sjelden i annonsen.
Lade og Tiller har de store lokalene og parkeringen. Riktig valg over tre hundre gjester, men budsjetter transport tilbake til sentrum.
Hva er vanskeligst å finne?
Lokaler til rundt to hundre gjester. Markedet i Trondheim er delt: mange lokaler under 150, en god del over 400, og lite i mellom. Er dere i det sjiktet, bør dere starte tidligere enn dere ville gjort i Oslo, og vurdere om middag og fest kan ligge på to steder i gangavstand.
Hva bør dere avklare?
Kapasitet med dekket bord, ikke totalt. Tidsramme og når musikken må av – flere lokaler i Midtbyen og på Bakklandet ligger i bygg med boliger. Hva som er inkludert av bord, stoler, dekketøy, lyd og garderobe. Og fristen for endelig antall, samt hva som skjer hvis det synker.
Spør også om bemanning etter midnatt. I de travleste ukene er det ikke gitt at lokalet kan bemanne lenger enn avtalt, uansett hva dere er villige til å betale.
Når bør dere begynne?
Januar og februar gir fritt valg. I mai er de beste fredagene borte hos de mest etterspurte lokalene. Etter sommeren finnes det fortsatt mye ledig på torsdager og utenfor Midtbyen.
Book lokale først, deretter mat, deretter underholdning – med unntak av band og DJ, som booker opp de samme kveldene.