Møterom

Hvilken type lokale trenger dere?

Festlokaler og selskapslokaler leies ofte ut tomme eller halvtomme. Dere får rommet, som regel bord og stoler, og står fritt til å ta inn mat selv. Det gir lavest pris og mest arbeid, og passer til bryllup, konfirmasjon, jubileum og bursdag.

Restauranter og barer med eget selskapsrom gir motsatt bytte: alt er ordnet, men maten kommer fra huset og tidsrammen er sjelden hele kvelden. Passer til middager og firmafest opptil rundt hundre gjester.

Hoteller og konferansesentre er det trygge valget når gjestene reiser inn. Teknisk utstyr, bemanning og overnatting i samme bygg, priset som døgnpakke eller dagpakke per deltaker.

Gårder og låver har tatt over mye av bryllupsmarkedet utenfor byene. Rammen er god og prisen ofte lavere enn i sentrum, men regn inn transport for gjestene og sjekk hva som finnes av kjøkken, toaletter og overnatting i nærheten.

Kulturhus, museer og samfunnshus er den mest oversette kategorien. Mange har storsal, scene og lydanlegg, leier ut rimelig, og er tilgjengelige på datoer der kommersielle lokaler for lengst er utsolgt.

Hvor mange plasser trenger dere egentlig?

Oppgitt kapasitet er nesten alltid maksimal kapasitet – stående, uten bord. Til middag med dekket bord regner man omtrent 1,5 til 2 kvadratmeter per gjest, mot rundt én ved mingling.

Praktisk regel: skal dere ha sittende middag og dansegulv etterpå, se etter lokaler som oppgir minst halvannen gang antallet dere er. Og be alltid om kapasiteten per rom, ikke for hele bygget – særlig i eldre hus fordelt over flere etasjer.

Hva er inkludert, og hva kommer i tillegg?

Dette er den vanligste kilden til overraskelser. Fire spørsmål avklarer det meste:

Er bord, stoler og dekketøy med i leien? Finnes det kjøkken dere kan bruke, eller må maten kjøres inn ferdig? Er det lyd og lys i lokalet, eller må det leies? Og hvor lenge kan dere være der – inkludert rigging før og rydding etter?

Et lokale som er dyrere i leie, men har alt inkludert, ender ofte billigere enn det som ser rimeligst ut. Be om totalpris for akkurat deres arrangement, ikke om prislisten.

Når bør dere booke?

Julebord: fredagene i slutten av november og starten av desember bør sikres et halvt til ett år i forveien i de store byene. Bryllup i juni til august: regn med tolv måneder. Konferanser og kickoff: tre til seks måneder.

Trenger dere noe i februar, mars, mai eller oktober, har dere godt utvalg og reell forhandlingsposisjon – også på lokaler som ellers er vanskelige å få.

Hvor i landet leter dere?

Velg by i listen under. Utvalget og prisnivået varierer mye: Oslo har flest lokaler og størst spenn i størrelse, Bergen og Stavanger har tyngdepunkt på mellomstore selskaper, og i distriktene finner dere gårder, fjellstuer og samfunnshus som tar store selskaper til en helt annen pris enn sentrumslokaler.