Kan vi ta med egen mat?
Dette er hovedspørsmålet, og svaret deler lokalene i to.
Rene selskapslokaler, foreningshus, velhus og menighetshus leies som regel ut uten kjøkkentvang. Dere kan lage maten selv, bruke et cateringfirma dere velger, eller kjøpe inn ferdig. Det gir klart lavest totalpris, og det er grunnen til at disse lokalene er så ettertraktede til konfirmasjon.
Restauranter, hoteller og lokaler med fast kjøkken krever nesten alltid at maten kommer derfra. Til gjengjeld slipper dere oppdekking, servering og oppvask.
Spør alltid først. Et lokale til 6 000 kroner der dere ordner maten selv, og et til 3 000 der dere må kjøpe mat for 800 per hode, er ikke sammenlignbare tilbud.
Hvor stort lokale trenger dere?
Til et sittende selskap regner man omtrent 1,5 til 2 kvadratmeter per gjest. Oppgitt kapasitet er som regel maksimal stående kapasitet, så et lokale som sier 100, tar kanskje 60 til bords.
Skal det være dansing eller tale med mikrofon etterpå, trenger dere plass til å flytte bord – eller et lokale med et tilstøtende rom. Spør om hvordan andre pleier å løse det; de som drifter lokalet har sett hundre selskaper i det samme rommet.
Hva koster det, og hva kommer i tillegg?
Prisen i Oslo avhenger mest av tre ting: hvilken del av byen lokalet ligger i, hvor mange timer dere har det, og om helgen er høysesong. Mai og juni er konfirmasjonssesong, og da bør lokalene sikres et halvt år i forveien.
Vanlige tilleggsposter: vask etter arrangementet, leie av dekketøy og glass, overtid etter avtalt sluttid, og depositum. Be om å få disse spesifisert før dere signerer.
Mange foreningshus og velhus i Oslo har betydelig lavere pris enn kommersielle lokaler, og de er oftere ledige. De krever til gjengjeld mer av dere: dere rigger selv, vasker selv, og tar med alt av utstyr.
Hva bør dere sjekke på visning?
Gå i lokalet før dere booker hvis dere kan. Se etter: hvor kjøkkenet ligger i forhold til bordene, hvor mange toaletter det er, om det finnes heis eller bare trapp, hvor garderoben er, og hvor høyt det er under taket – lav takhøyde med femti gjester blir varmt og høylytt.
Spør om det finnes lydanlegg og mikrofon. En tale som ikke høres, er den vanligste skuffelsen i selskaper over førti gjester.
Og spør om naboer. Ligger lokalet i et boligbygg, finnes det nesten alltid et klokkeslett musikken må av.