Kundearrangement: slik lager dere et arrangement kundene faktisk kommer på

Dere har sendt ut invitasjonen, femti har meldt seg på, og tjueåtte dukker opp. Det er den vanligste historien om kundearrangementer, og den skyldes sjelden lokalet eller maten. Den skyldes at kundene ikke hadde en god nok grunn til å prioritere akkurat denne kvelden. Her er hvordan dere gir dem det.

Start med hvorfor kundene skal komme

Et kundearrangement har to mål samtidig: dere vil styrke relasjonen, og kundene vil få noe ut av tiden de bruker. Arrangementer som bare oppfyller det første, blir halvfulle.

Spør dere selv hva kunden får som de ikke får i et vanlig møte. Gode svar er for eksempel:

• Kunnskap. Et faglig innslag om noe de faktisk jobber med, gjerne fra en ekstern foredragsholder eller en annen kunde.
• Nettverk. Møte andre i samme bransje eller rolle. Dette er ofte den viktigste grunnen til at folk kommer, og den undervurderes.
• Noe nytt. Se et produkt, en løsning eller et sted før andre.
• En opplevelse. Noe de ikke ville gjort selv, som en smaking, en omvisning eller en konsert.

Skriv ned svaret i én setning. Den setningen skal stå i invitasjonen.

Velg format etter målgruppen

Formatet avgjør hvem som kommer. Noen vanlige typer:

• Frokostseminar. Kort, faglig og lett å få inn i kalenderen. Passer kunder som har travle dager og ikke vil bruke en kveld.
• Etter jobb. Faglig innslag og mingling fra rundt fire til sju, med mat og drikke. Det mest brukte formatet, og det som gir mest nettverk.
• Kundekveld med middag. For en mindre, utvalgt gruppe. Krever mer, men gir mer tid med hver enkelt.
• Julekundekveld. En mer sosial variant i adventstida. Konkurrerer med julebord og andre invitasjoner, så datoen må ut tidlig.
• Opplevelse. Aktivitet, smaking eller omvisning, gjerne kombinert med et kort faglig innslag. Passer når dere vil skille dere ut.

Er dere usikre, er et kort faglig innslag etterfulgt av mingling det tryggeste. Det gir en grunn til å komme og en grunn til å bli.

Dato og tidspunkt

Tirsdag, onsdag og torsdag fungerer best. Mandag går med til å komme i gang, og fredag ettermiddag vil de fleste hjem.

Sjekk også hva annet som skjer. Bransjekonferanser, skoleferier og andre store arrangementer i samme bransje tar de samme kundene. I desember konkurrerer dere med julebord, så en julekundekveld i slutten av november eller første uke i desember får ofte bedre oppmøte enn en midt i måneden.

Invitasjonen

De fleste invitasjoner sier for mye om arrangøren og for lite om hva gjesten får. En god invitasjon har:

• Hva kunden får, i første setning
• Tid og sted, med sluttidspunkt
• Program i noen få punkter
• Hvem som kommer, hvis det er relevant, som foredragsholdere eller andre kunder
• Påmeldingslenke og frist
• Mulighet for spesialkost i påmeldingen

Send en kort «hold av datoen» seks til åtte uker før, og invitasjonen med program tre til fire uker før.

Det viktigste grepet er likevel personlig invitasjon. En e-post fra kontaktpersonen hos dere, med noen ord om hvorfor akkurat denne kunden bør komme, slår enhver masseutsendelse. Bruk masseutsendelsen som bekreftelse, ikke som hovedinvitasjon.

Påmelding og frafall

På gratisarrangementer er det vanlig at en del av de påmeldte ikke dukker opp, og andelen kan bli stor. Det kan dere gjøre noe med:

• Påminnelse to dager før, gjerne personlig fra kontaktpersonen
• Lett å melde seg av, så dere får beskjed i stedet for et tomt sete
• Venteliste hvis det er fullt, og gi plassen videre når noen melder av
• Konkret program, så folk vet hva de går glipp av

Bestill mat og drikke ut fra erfaring med tidligere arrangementer, og avtal med lokalet eller cateringen hvor sent dere kan justere antallet.

Lokale og praktisk

Lokalet skal gjøre det lett å snakke med folk. Det betyr plass til å stå og gå rundt, ikke bare sitte. Spør etter:

• Et rom til det faglige og et område for mingling, helst ved siden av hverandre
• God akustikk, så folk kan snakke uten å rope
• Garderobe og et sted å registrere seg ved ankomst
• Navneskilt, så kundene kan finne hverandre
• Kort vei fra kollektivtransport

Se kundearrangement i Oslo, kundearrangement i Bergen og kundearrangement i Trondheim, eller alle lokaler og leverandører for kundearrangement. Trenger dere et faglig innslag utenfra, se kurs og foredrag.

Mat til mingling bør kunne spises stående med én hånd. Små retter servert rundt, eller stasjoner, fungerer bedre enn en buffet der alle står i kø samtidig. Se buffet, tallerkenservering eller food truck for fordeler og ulemper.

Under arrangementet

• Sett av folk til å være verter. Hver kundeansvarlig har ansvar for sine kunder, og for å introdusere dem for andre.
• Hold det faglige kort. Tretti til førtifem minutter er nok før mingling.
• Ha noen som holder i tråden. En god konferansier gjør at det faglige starter og slutter i tide. Se konferansier og toastmaster.
• Ikke selg. Kundene vet hvorfor de er invitert. Et arrangement som blir en salgspresentasjon, gjør at de ikke kommer neste gang.

Oppfølging

Det meste av verdien kommer etterpå. Send en takk innen et par dager, gjerne med presentasjonen eller noe fra det faglige innslaget. Følg opp de samtalene som ble startet på kvelden, mens de er ferske. Og send noe til dem som meldte seg på, men ikke kom. Det er ofte de som er lettest å få på neste arrangement.

Regler og skatt

To ting bør avklares før dere setter budsjettet. Bevertning av kunder regnes ofte som representasjon, som behandles annerledes enn velferdstiltak for ansatte. Snakk med regnskapsføreren om hvordan kostnadene skal føres. I tillegg har mange offentlige virksomheter og større selskaper egne regler for hva ansatte kan takke ja til. Et arrangement som er faglig relevant og nøkternt, gjør det lettere for flere å si ja.

Sjekkliste

• Skriv ned hva kunden får, i én setning
• Velg format og dato ut fra målgruppen, ikke ut fra hva dere pleier
• Hold av datoen seks til åtte uker før, inviter tre til fire uker før
• Inviter personlig, og bruk masseutsendelse som bekreftelse
• Send påminnelse to dager før, og gjør det lett å melde av
• Sett av verter, og hold det faglige kort
• Følg opp innen et par dager

Skal dere sette opp hele planen fra idé til gjennomføring, se tidsplan for firmaarrangement. Vil dere gi kundene noe å gjøre sammen, har aktivitet før julebordet ideer som også passer en julekundekveld.