Hvor mange gjester tar lokalene i Oslo?
Av selskapslokalene som ligger inne hos oss i Oslo tar omtrent to av tre mellom 50 og 400 gjester. Rundt én av fire tar over 400, og de aller fleste av dem er konferansehoteller, kulturhus og idrettsarenaer. I den andre enden finnes det en god del lokaler under 50 plasser – typisk kjellerlokaler, bakrom i restauranter og møterom som leies ut enkeltvis.
En huskeregel som sparer mye tid: et lokale som oppgir 200 i kapasitet, tar sjelden 200 til bords. Sitteplasser med dekket bord krever omtrent dobbelt så mye gulv per gjest som mingling med ståbord. Skal dere ha treretters med dansegulv etterpå, bør dere lete etter et lokale som oppgir minst halvannen gang antallet dere er.
Hvilken bydel bør dere velge?
Sentrum og Barcode er lettest å komme til med kollektivtransport og passer når gjestene kommer fra hele byen eller reiser inn utenbys fra. Prisen er høyest her, og de beste datoene i desember går tidlig.
Grünerløkka og Vulkan har tyngdepunktet av lokaler med egen karakter – gamle industribygg, mathaller og barer med eget selskapsrom. Det passer godt til kickoff, lansering og firmafest der stemningen betyr mer enn plassen.
Aker Brygge og Tjuvholmen brukes mye til kundearrangementer og representasjon, med sjøutsikt som en del av poenget. Frogner og Majorstuen har flere klassiske selskapslokaler og foreningshus som egner seg til bryllup, jubileer og konfirmasjoner.
Utenfor sentrumsringen – Nydalen, Økern, Ullevaal, Skøyen – finner dere de største lokalene til lavest kvadratmeterpris, og nesten alltid parkering. Det er her dere bør lete hvis dere er over 200 og har deltakere som kjører.
Hva er egentlig inkludert i leien?
Dette er det punktet flest blir overrasket av. Noen lokaler leies ut tomme, der dere tar med alt selv. Andre har fast kjøkken dere må bruke. En tredje variant – vanlig i Oslo – er at selve lokalleien er lav eller null, mot at dere forplikter dere til en minimumsomsetning på mat og drikke.
Spør konkret om fire ting før dere sammenligner tilbud: er bord, stoler og dekketøy med, er det eget kjøkken eller må maten kjøres inn, finnes det lyd og lys eller må det leies, og hvor lenge kan dere være der. Et lokale som er 20 prosent dyrere, men har alt inkludert, ender ofte billigere enn det som ser rimeligst ut.
Når bør dere booke?
Til julebord i Oslo går de populære fredagene i slutten av november og begynnelsen av desember unna allerede på vårparten, og mange steder tar imot bestillinger for neste år rett etter nyttår. Torsdager og søndager er lettere å få – og gjerne rimeligere.
Bryllup i juni, juli og august bør sikres et år i forveien. Konferanser og kickoff i januar og august bookes typisk tre til seks måneder før. Skal dere ha noe i februar, mars eller oktober, har dere langt mer å velge mellom og bedre forhandlingsrom.