Hvilke datoer er faktisk opptatt?
Presset i Oslo er konsentrert om fredagene i uke 47, 48 og 49 – altså de tre siste før midten av desember. Disse går tidlig, og flere av de mest kjente lokalene tar bestillinger for neste år rett etter nyttår.
Lørdager er mindre populære til firmajulebord enn mange tror, fordi folk vil ha helgen fri. Torsdager er det reelle alternativet: nesten like godt oppmøte, markant bedre utvalg og ofte lavere pris. Søndag og romjul er rimeligst, og fungerer godt for bedrifter med turnus eller mange deltidsansatte.
Hvilken del av byen bør dere velge?
Sentrum og Barcode er enklest kollektivt, og det teller når folk skal hjem etter midnatt. Her finner dere hotellene og de store salene, og her er prisnivået høyest.
Grünerløkka og Vulkan har lokalene med egen karakter – mathaller, bryggerier og industribygg med eget selskapsrom. Det passer når dere er mellom femti og to hundre, og vil ha noe annet enn hotellsal.
Aker Brygge brukes mye til kundejulebord og representasjon. Majorstuen og Frogner har de klassiske selskapslokalene, og en del foreningshus som leies ut rimelig.
Utenfor ring 3 – Nydalen, Økern, Skøyen, Ullevaal – ligger de største lokalene og de beste prisene per hode. Velger dere der, budsjetter for buss eller vær tydelige i invitasjonen om at folk ordner transport selv.
Hva avgjør prisen?
Fire ting, i denne rekkefølgen: dato, antall timer, drikkeordning og bemanning.
Dato er den største enkeltfaktoren – samme lokale kan koste vesentlig mer en fredag i uke 48 enn en torsdag i uke 45. Antall timer avgjør bemanningskostnaden, og mange lokaler har et påslag etter midnatt. Drikkeordningen avgjør resten: tre glass per gjest mot åpen bar er ofte en større forskjell enn hele matbudsjettet.
Vær oppmerksom på minimumsomsetning. I Oslo er det vanlig at lokalleien er lav eller null mot at dere garanterer et beløp på mat og drikke. Det lønner seg når dere er mange og skal spise og drikke uansett, og blir dyrt når dere er få.
Hva bør dere avklare skriftlig?
Hvor mange lokalet tar med dekket bord, ikke bare totalt. Når dere må melde endelig antall, og hva som skjer hvis det synker. Hva som er inkludert av bord, stoler, dekketøy, lyd og garderobe. Og hvor lenge dere kan være der – inkludert når musikken må av.
Det siste punktet er verdt å ta på alvor i Oslo, der flere sentrumslokaler ligger i bygg med boliger og har støykrav som kutter musikken tidligere enn folk forventer.